CRM dla agencji marketingowej łączy leady, oferty, umowy abonamentowe i rozliczenia klienta w jednym miejscu, żeby żaden kontakt ani odnowienie nie zginęły w poczcie. Policz zakres wdrożenia i zbierz porównywalne wyceny od wykonawców.
Agencja sprzedaje czas i wyniki, więc pieniądze uciekają tam, gdzie nikt nie pilnuje ciągu od pierwszego kontaktu do faktury. Lead przychodzi z formularza, polecenia albo z kampanii, oferta leży w mailu, brief w dokumencie, a rozliczenie godzin w arkuszu. CRM dla agencji marketingowej zbiera ten ciąg w jednym miejscu. Każdy kontakt ma historię, każda szansa sprzedaży etap i właściciela, a zaakceptowana oferta przechodzi do realizacji razem z zakresem, budżetem i terminami.
Dobrze wdrożony CRM odpowiada na pytania, które właściciel agencji zadaje co poniedziałek. Ilu klientów jest w rozmowach i na jaką kwotę. Którym klientom kończy się umowa abonamentowa w ciągu 60 dni. Kto z zespołu ma przeładowany portfel. Które leady nie dostały odpowiedzi od tygodnia. Bez tego agencja zarządza przepływem sprzedaży na pamięć, a przy pięciu osobach w zespole pamięć przestaje wystarczać.
Wdrożenie opłaca się, gdy w agencji pracuje co najmniej kilka osób i więcej niż jedna prowadzi rozmowy z klientami. Typowy przypadek to agencja performance, SEO, social media, content albo domu mediowego, która obsługuje od kilkunastu do kilkudziesięciu klientów na stałych umowach i do tego sprzedaje projekty jednorazowe, na przykład strony czy kampanie sezonowe.
Jednoosobowa agencja często wystarczy się arkuszem lub lekką aplikacją. Duża sieć z własnym działem IT potrzebuje już szerszej platformy z integracjami do systemów finansowych. Ta strona dotyczy środka, czyli firm, które wyrosły z arkusza i nie chcą kupować systemu na wyrost.
Przy zapytaniu ofertowym pytaj o konkretne scenariusze, nie o ogólną listę modułów. Poniższe pozycje najczęściej decydują o tym, czy CRM zostanie w użyciu po trzech miesiącach.
Największy zwrot z CRM w agencji daje połączenie go z miejscami, w których dane już powstają. Formularze na stronach klientów i na własnej stronie powinny tworzyć kontakt automatycznie. Poczta i kalendarz mają zapisywać rozmowy bez ręcznego przepisywania. Rozliczenia i faktury wychodzą zwykle z programu księgowego, więc CRM powinien znać numer faktury i status płatności, żeby opiekun widział, że klient zalega, zanim zadzwoni z nową ofertą.
Jeśli agencja zaczyna od nowej strony dla siebie, można ją przygotować szybko i podpiąć formularz do CRM, na przykład przez stronę internetową przygotowaną z jednego zdania, a dopiero potem zająć się dopracowaniem lejka. Kolejność ma znaczenie, bo bez dobrze działającego wejścia leadów CRM będzie pusty.
Dane klientów i ich kontaktów to dane osobowe. W umowie z wykonawcą ustal, gdzie stoją serwery, kto ma dostęp administracyjny i jak wygląda usunięcie danych na żądanie. Wytyczne dla administratorów publikuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Cena zależy od liczby użytkowników, liczby integracji i ilości danych do przeniesienia, więc uczciwa wycena powstaje po krótkiej analizie. Poniższa tabela pokazuje, co zwykle zmienia kwotę w ofercie, żeby oferty od różnych firm dało się porównać.
| Element | Co zmienia cenę | Pytanie do wykonawcy |
|---|---|---|
| Licencja lub abonament | Liczba użytkowników i poziom planu | Co dzieje się z ceną, gdy zespół urośnie o 5 osób |
| Konfiguracja lejka i pól | Liczba etapów, typów klientów i usług | Czy konfigurację robi wykonawca, czy dostajemy puste narzędzie |
| Migracja danych | Liczba kontaktów i źródła, na przykład arkusze, poczta | Kto czyści duplikaty i w jakim terminie |
| Integracje | Formularze, poczta, księgowość, projekty | Czy to gotowe połączenia, czy praca na zamówienie |
| Szkolenie i start | Liczba osób i wersje dla handlowców oraz opiekunów | Czy w cenie jest wsparcie po uruchomieniu |
Szerzej o składnikach ceny piszemy w artykule o koszcie wdrożenia CRM.
Sprawne wdrożenie w agencji zajmuje zwykle od kilku do kilkunastu tygodni, zależnie od zakresu. Kolejność jest podobna u większości wykonawców.
Ogólny model prac opisuje strona o wdrożeniu CRM, a przegląd systemów znajdziesz na stronie system CRM.
Pierwszy błąd to wybór narzędzia pod jednego handlowca, który lubi dany interfejs. Po roku okazuje się, że opiekunowie klientów go omijają, bo nie pokazuje abonamentów i odnowień. Drugi błąd to przeniesienie całego arkusza bez czyszczenia: trzy tysiące kontaktów, z czego jedna trzecia to duplikaty i martwe adresy. Trzeci to brak właściciela wdrożenia po stronie agencji. Ktoś musi codziennie pilnować, żeby zespół wpisywał rozmowy, w przeciwnym razie system jest nieaktualny po miesiącu.
Jeśli agencja sprzedaje także obsługę projektową, sprawdź też wykonawców od systemów do zarządzania projektami, a przy podobnych usługach inny przykład znajdziesz na stronie o CRM dla firmy usługowej.
Wpisz w planerze „crm dla agencji marketingowej”, liczbę osób, obecne narzędzia i termin. Dostaniesz widełki kosztu, harmonogram i gotowe zapytanie ofertowe. Przekaż je firmom z katalogu wykonawców CRM, a w odpowiedziach porównuj zakres, a nie samą cenę. Mniejszy zespół znajdzie podobny zakres także na stronie o CRM dla małej firmy.
Koszt składa się z licencji lub abonamentu, konfiguracji, migracji danych i integracji. Zależy od liczby użytkowników i połączeń z innymi systemami, więc rzetelną kwotę podaje wykonawca po analizie. Planer na tej stronie przygotuje widełki i zapytanie ofertowe do porównania.
Arkusz wystarcza, dopóki rozmowy z klientami prowadzi jedna osoba. Gdy kilka osób sprzedaje i obsługuje klientów, historia kontaktu, odnowienia umów i źródła leadów zaczynają się rozjeżdżać. Wtedy CRM łączy sprzedaż z realizacją i pokazuje, ile faktycznie wpada z każdego kanału.
Prosty zakres dla kilku osób to zwykle kilka tygodni, a rozbudowany z migracją danych i integracjami bywa dłuższy. Czas wydłużają niewyczyszczone dane i brak decyzji po stronie agencji. Harmonogram dla Twojej firmy dostaniesz w planerze.
Najczęściej formularze leadów, poczta z kalendarzem, program księgowy oraz narzędzie do projektów lub czasu pracy. Te cztery połączenia usuwają ręczne przepisywanie i pozwalają opiekunowi widzieć fakturę, budżet godzin i historię rozmów w jednym miejscu.
Podaj adres e-mail, pod którym zapiszesz plan. Wyślemy na niego kod potwierdzający. Dla firmy planującej wdrożenie planer jest bez opłat.