Koszt utrzymania systemu ERP po wdrożeniu i jak go policzyć

Dwie oferty o podobnej cenie wdrożenia mogą kosztować zupełnie różnie po trzech latach. Jeden wykonawca sprzedaje licencję na własność z umową serwisową, drugi abonament za użytkownika, trzeci niski koszt startu i wysokie stawki za każdą zmianę. Dlatego przy wyborze policz łączny koszt posiadania w horyzoncie trzech do pięciu lat. Podstawowy układ kosztów samego wdrożenia opisuje strona o koszcie wdrożenia systemu ERP.

Pierwsze trzy pozycje zwykle dają stałą część kosztu. Pozostałe zależą od tego, jak szybko zmienia się Twoja firma i przepisy, na przykład przy integracji z KSeF.

Przy abonamencie płacisz co miesiąc za użytkowników, a hosting, aktualizacje i część wsparcia są w cenie. Start jest tańszy, ale koszt rośnie razem z zespołem i nigdy się nie kończy. Przy licencji na własność płacisz więcej na początku, a potem opłatę serwisową i własny hosting. Który wariant wychodzi taniej, zależy od liczby użytkowników i horyzontu. Dla kilku stanowisk wygrywa zwykle abonament, dla kilkudziesięciu warto policzyć obie ścieżki. Zestawienie dla rozwiązań online znajdziesz na stronie o ERP w chmurze.

Najwięcej nieplanowanych wydatków pochodzi z czterech miejsc.

• Własne modyfikacje, które po aktualizacji systemu trzeba przetestować i czasem przepisać.
• Integracje pisane na zamówienie, które psują się, gdy partner zmienia interfejs.
• Rotacja pracowników, bo każda nowa osoba wymaga szkolenia, a wiedza o systemie bywa tylko w głowach kilku osób.
• Limity w cenie wsparcia, po których każda godzina jest rozliczana osobno.

Dobrze jest zapytać wykonawcę, co dokładnie dzieje się z modyfikacjami przy aktualizacji i czy rozliczenie wsparcia jest ryczałtowe.

Po pierwsze, trzymaj się standardu systemu tam, gdzie to możliwe, bo każda modyfikacja zostaje z Tobą na lata. Po drugie, ustal w umowie stawki godzinowe na rozwój i czas reakcji wsparcia. Po trzecie, wyznacz u siebie osobę odpowiedzialną za system, która rozwiązuje proste sprawy bez zgłoszeń. Po czwarte, zaplanuj budżet roczny na rozwój, żeby zmiany nie zatrzymywały się w oczekiwaniu na zgodę. Przy automatyzacjach i integracjach z innymi systemami, na przykład z agentami AI czytającymi dane z ERP, pomaga wyspecjalizowana agencja wdrożeń AI i integracji z CRM i ERP, bo wiele takich zadań da się zrobić bez ingerencji w sam system.

Poproś każdego wykonawcę o tę samą tabelę: cena wdrożenia, opłaty roczne w latach od pierwszego do trzeciego, stawki za rozwój i zasady podnoszenia cen. Dodaj kolumnę ze szczegółami wsparcia. Dopiero suma z trzech lat pokazuje, która oferta jest tańsza. Pomaga w tym ujednolicone zapytanie ofertowe na wdrożenie ERP, w którym od razu pytasz o koszty po starcie.

Podaj branżę, liczbę użytkowników, obecne narzędzia i termin. Planer przygotuje widełki kosztu, harmonogram, krótką listę systemów i zapytanie ofertowe, w którym możesz dopisać pytania o koszty utrzymania.