Zapytanie ofertowe na wdrożenie ERP i co w nim zawrzeć

Wdrożenie ERP nie ma ceny katalogowej. Wykonawca wycenia to, co zrozumiał z rozmowy, więc różnice w ofertach wynikają głównie z różnych założeń, a nie z różnych stawek. Niska oferta często oznacza węższy zakres, brak migracji albo wyłączone integracje, które wychodzą jako dopłaty w trakcie projektu.

Pisemne zapytanie zmusza do uporządkowania własnych potrzeb jeszcze przed zakupem. Wykonawcy odpowiadają na pytania, które zadajesz Ty, a nie na te, które wygodnie im sprzedać. Dodatkowo masz punkt odniesienia przy zmianach zakresu.

Wystarczą cztery do sześciu stron. Liczy się konkret, a nie długość.

Jeśli nie wiesz, jaki zakres wybrać, zacznij od analizy przedwdrożeniowej. Przy małej skali pomoże strona o ERP dla małej firmy.

Same wymagania to połowa dokumentu. Druga połowa to pytania, na które odpowiedź pokazuje, z kim będziesz pracować.

• Jakie wdrożenia w firmach podobnej wielkości i branży prowadził ten zespół, i czy mogę zadzwonić do klienta.
• Co jest w cenie wdrożenia, co w abonamencie, a co jest wyłączone.
• Kto prowadzi projekt i czy ta sama osoba jest od analizy do odbioru.
• Jak liczona jest zmiana zakresu i ile kosztuje godzina pracy poza ofertą.
• Kto odpowiada za migrację danych i czyszczenie kartotek.
• Jak wygląda testowanie, kryteria odbioru i płatności powiązane z etapami.
• Jak długo trwa opieka po starcie i jaki jest czas reakcji na błędy.
• Co się dzieje z danymi po zakończeniu umowy i czy mogę je wyeksportować.

Praktyczna wskazówka: poproś o podział ceny na etapy. Płatność powiązana z odbiorem etapu zmniejsza ryzyko, że projekt utknie w połowie.

Zestaw oferty w jednej tabeli: zakres, cena wdrożenia, opłaty cykliczne, harmonogram, referencje, wyłączenia. Rozbieżności zaznacz i dopytaj, zamiast zgadywać. Dwie oferty o podobnej cenie mogą różnić się o kilkadziesiąt dni roboczych pracy, której jedna w ogóle nie zawiera.

Zwróć uwagę na ofertę, która nie zadaje żadnych pytań. Rzetelny wykonawca prawie zawsze dopytuje o procesy i wyjątki. Sprawdź też, czy harmonogram uwzględnia Twój czas na testy i szkolenia, bo to Twój zespół, a nie wykonawca, jest wąskim gardłem. Przykładowy układ etapów znajdziesz w tekście o harmonogramie wdrożenia systemu informatycznego, a budżet rozpisuje strona o koszcie wdrożenia systemu ERP. Przegląd rynku wykonawców znajdziesz na stronie o firmach wdrożeniowych ERP.

Po wyborze oferty zakres z zapytania powinien trafić do umowy jako załącznik. Spisz tam kryteria odbioru, terminy etapów i sposób rozliczania zmian. Przy kilku osobach decyzyjnych po Twojej stronie pomaga uporządkowany obieg akceptacji, na przykład podpis elektroniczny umów i akceptacje w firmie, bo odbiór etapów często zatrzymuje się na braku jednego podpisu.

Podaj branżę, liczbę użytkowników, obecne narzędzia i termin. Planer przygotuje widełki kosztu, harmonogram, krótką listę systemów i gotowe zapytanie ofertowe, które wyślesz kilku wykonawcom.