Wdrożenie KSeF w firmie z planem, kosztem i wykonawcą
Wdrożenie KSeF w firmie obejmuje trzy rzeczy: dostosowanie obecnego systemu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, uprawnienia dla ludzi oraz nowy sposób pracy sprzedaży, zakupów i księgowości. W Wdrazamy wpisujesz używany system, liczbę użytkowników i rodzaj faktur, a dostajesz orientacyjne widełki kosztu, harmonogram prac, krótką listę rozwiązań i gotowe zapytanie do wykonawców. Planer jest bez opłat dla kupujących. Obowiązujące terminy i wymogi prawne potwierdź zawsze w aktualnych przepisach i z księgowym.
Wdrożenie KSeF to cztery prace, nie jedna integracja
Pierwsza praca to ustalenie, które systemy wystawiają faktury. Często jest ich więcej niż jeden: ERP, sklep internetowy, system magazynowy, program do fakturowania abonamentów. Druga to połączenie z KSeF w każdym z nich albo jedno wspólne miejsce, przez które przechodzą dokumenty. Trzecia to odbiór faktur zakupowych i ich dalsza droga do akceptacji oraz księgowania. Czwarta to szkolenie i zasady postępowania, gdy dokument zostanie odrzucony.
Firmy, które liczą tylko pierwszą pozycję, zwykle wracają po dodatkowy budżet. Dlatego zapytanie ofertowe z planera rozdziela te prace i prosi wykonawcę o osobną wycenę każdej. Zobacz też opis integracji z KSeF krok po kroku dla firmy z własnym ERP.
Harmonogram wdrożenia KSeF w firmie
Czas zależy od liczby systemów i od tego, czy dostawca ERP ma gotowy moduł. Poniższy układ pokazuje kolejność prac. Długości etapów ustalasz z wykonawcą na podstawie zakresu, dlatego planer podaje je jako przedziały do uzgodnienia, a nie obietnicę terminu.
| Etap | Co powstaje | Kto odpowiada |
|---|---|---|
| Inwentaryzacja obiegu faktur | Lista systemów, typów dokumentów i osób | Księgowość i IT |
| Wybór sposobu połączenia | Moduł dostawcy, rozszerzenie albo pośrednik | Dostawca ERP i firma |
| Konfiguracja i uprawnienia | Dostęp do środowiska testowego, role użytkowników | Wykonawca i IT |
| Testy na prawdziwych fakturach | Protokół z korektami, zaliczkami i walutami | Księgowość i wykonawca |
| Szkolenie i uruchomienie | Instrukcje, dyżur po starcie | Wykonawca |
Od czego zależy cena wdrożenia KSeF
Na cenę wpływają: liczba systemów wystawiających faktury, to, czy dostawca oferuje gotowy moduł w abonamencie, ilość niestandardowych dokumentów, rozmiar historii potrzebnej w nowym obiegu oraz liczba osób do przeszkolenia. Przy popularnych programach księgowych i handlowych aktualizacja bywa częścią abonamentu. Przy ERP rozbudowanym na zamówienie zwykle potrzebna jest osobna praca programisty.
Planer pokazuje widełki z podziałem na licencje i usługi, żebyś nie porównywał oferty zawierającej moduł z ofertą, w której go brakuje. Szerzej o składnikach budżetu piszemy w tekście o koszcie wdrożenia KSeF oraz na stronie o koszcie wdrożenia systemu ERP.
Aktualizacja obecnego systemu czy nowy program do KSeF
Jeśli obecny system jest rozwijany i dostawca zapowiada obsługę KSeF, aktualizacja jest zwykle tańsza niż wymiana. Nowy program ma sens, gdy obecny nie jest już wspierany, wymaga wielu ręcznych obejść albo firma i tak planuje porządkowanie procesów. Przeglądu rozwiązań szukaj na stronie program do KSeF, a gdy decyzja dotyczy całego systemu, w opisie systemu ERP.
Krótka lista z planera uwzględnia klasę firmy, liczbę stanowisk i integracje, które musisz zachować. Każdą pozycję weryfikujesz u dostawcy, bo funkcje i ceny producentów zmieniają się częściej niż nasze zestawienia.
Dla kogo jest planer wdrożenia KSeF
Planer pomaga właścicielowi firmy handlowej lub usługowej, który ma jeden system i chce wiedzieć, ile to potrwa. Pomaga dyrektorowi finansowemu, który odpowiada za kilka spółek i różne programy. Pomaga też szefowi IT, który potrzebuje jednego dokumentu do rozmowy z kilkoma wykonawcami. Firmy wdrożeniowe, które chcą otrzymywać takie projekty, znajdą ofertę na stronie dla wdrożeniowców.
Przygotuj zakres wdrożenia KSeF przed rozmową z wykonawcą
Zajmuje to kilka minut. Podajesz system, liczbę użytkowników, rodzaje faktur i termin, a po potwierdzeniu adresu e-mail zapisujesz plan z widełkami, harmonogramem i zapytaniem ofertowym. Samodzielnie decydujesz, komu je przekażesz.
01Ile trwa wdrożenie KSeF w firmie?
Zależy od liczby systemów wystawiających faktury i gotowości dostawcy. Przy jednym wspieranym programie to zwykle krótki projekt konfiguracyjny. Przy kilku systemach i dokumentach niestandardowych potrzebny jest dłuższy harmonogram z testami na prawdziwych fakturach.
02Czy do wdrożenia KSeF trzeba wymieniać ERP?
Nie zawsze. Jeśli dostawca udostępnia moduł lub aktualizację obejmującą wysyłkę, odbiór i statusy, wystarczy jego uruchomienie. Wymiana ma sens, gdy system nie jest rozwijany albo wymaga zbyt wielu ręcznych obejść.
03Z czego składa się koszt wdrożenia KSeF?
Z licencji lub abonamentu modułu, konfiguracji, ewentualnych prac programistycznych, testów, szkolenia i wsparcia po starcie. Porównuj oferty na wspólnym zakresie, bo różnice cen często wynikają z tego, co oferta pomija.
04Kto powinien prowadzić wdrożenie KSeF w firmie?
Najlepiej wyznaczona osoba z księgowości lub finansów razem z IT i wykonawcą. Księgowość zna dokumenty i wyjątki, IT uprawnienia i integracje, a wykonawca konfigurację. Bez jednego właściciela projekt zwykle się wlecze.