Koszt wdrożenia KSeF i z czego składa się budżet

Budżet projektu można podzielić na sześć pozycji. Każda powinna być w ofercie opisana osobno, z rezultatem i warunkiem odbioru.

Firma, która fakturuje wyłącznie z ERP, płaci za jedną integrację. Firma, w której część faktur powstaje w sklepie internetowym, część w systemie abonamentowym, a część w programie magazynowym, płaci za kilka. Przed zbieraniem ofert zrób listę wszystkich źródeł faktur, także tych używanych rzadko, na przykład do korekt lub sprzedaży zagranicznej.

Częsty błąd to wycena tylko głównego systemu. Pozostałe wychodzą dopiero w trakcie testów i wtedy zmieniają zakres oraz termin. Opis kroków znajdziesz w tekście o integracji z KSeF dla firmy z własnym ERP.

Dostawca popularnego programu oferuje obsługę KSeF jako aktualizację lub dodatkowy moduł o znanej cenie. W takim modelu płacisz głównie za uruchomienie, testy i szkolenie. Przy systemie pisanym dla firmy albo mocno zmodyfikowanym wykonawca musi poznać model danych, a wycena opiera się na pracochłonności. Taka oferta bywa droższa, ale może mieć sens, gdy wymiana całego systemu kosztowałaby więcej.

Jeśli obecny system i tak wymaga zmiany, policz razem koszt nowego rozwiązania. Wtedy zobacz stronę o koszcie wdrożenia systemu ERP.

Wystawianie faktur to połowa pracy. Druga połowa to pobieranie dokumentów od dostawców i ich dalsza droga: przypisanie do zamówienia, akceptacja kosztu, księgowanie, kontrola duplikatów. Jeśli firma ma rozbudowany obieg akceptacji, ta część bywa pracochłonna. Warto sprawdzić, czy narzędzie do obiegu dokumentów obsługuje faktury kosztowe z KSeF, na przykład rozwiązania do elektronicznego obiegu faktur zakupowych, zanim zamówisz pracę na zamówienie w ERP.

Wyślij wszystkim wykonawcom ten sam opis: systemy, rodzaje dokumentów, liczba użytkowników, oczekiwany termin i zakres szkolenia. Poproś o rozdzielenie prac koniecznych, opcji i wyłączeń. Zapytaj, co dzieje się z kosztem, gdy w testach wyjdzie dokument, którego nie było w opisie. Niższa suma często oznacza węższy zakres, który trzeba będzie uzupełnić.

Wspólny opis przygotujesz w planerze. Wynik zawiera widełki z podziałem na licencje i usługi, harmonogram i gotowe zapytanie ofertowe. Szczegóły ścieżki opisuje strona wdrożenie KSeF w firmie, a przegląd rozwiązań strona o programie do KSeF.

Podaj system, liczbę użytkowników, rodzaje faktur i termin. Dostaniesz plan, który możesz przekazać kilku wykonawcom i porównać odpowiedzi na tych samych założeniach.