Integracja ERP ze sklepem internetowym i jej koszt

Integracja ERP ze sklepem internetowym to automatyczna wymiana czterech rodzajów danych. Zamówienia płyną ze sklepu do ERP. Stany magazynowe i ceny płyną z ERP do sklepu. Statusy wysyłek wracają do sklepu i do klienta. Faktury powstają w ERP i trafiają do zamówienia. Dopóki ktoś przepisuje którykolwiek z tych kroków ręcznie, sklep rośnie wolniej niż mógłby, bo każde kolejne sto zamówień dziennie oznacza kolejną osobę przy klawiaturze.

Pytanie z tytułu brzmi „ile to kosztuje”, ale zanim padnie kwota, trzeba ustalić zakres. Kwota za połączenie jednego sklepu z jednym magazynem różni się od kwoty za trzy kanały sprzedaży z kilkoma magazynami i zwrotami. Dlatego poniżej najpierw przykład z liczbami, potem składniki ceny.

Założenia przykładu są wymyślone, ale rachunek jest prawdziwy i można go powtórzyć dla własnego sklepu. Sklep przyjmuje 120 zamówień dziennie. Przepisanie zamówienia do ERP, sprawdzenie stanu, wystawienie faktury i wpisanie numeru przesyłki zajmuje około 3 minut. To 360 minut, czyli 6 godzin pracy dziennie. W miesiącu z 22 dniami roboczymi wychodzi 132 godziny, prawie jeden pełny etat poświęcony wyłącznie przepisywaniu.

Do tego dochodzą błędy. Jeśli stany nie aktualizują się samoczynnie, sklep sprzedaje towar, którego nie ma, i trzeba anulować zamówienia. Przy założeniu, że 1 zamówienie na 100 trafia na niedostępny towar, to 1 do 2 anulacji dziennie, każda z kontaktem z klientem i rozliczeniem płatności. Porównaj te godziny z kosztem integracji i wyjdzie, po jakim czasie inwestycja się zwraca. Wpisz własne liczby, a rachunek będzie lepszy od jakiegokolwiek cennika z internetu.

Sklep rzadko stoi sam. Typowa konfiguracja to własny sklep na gotowej platformie, Allegro, marketplace i przesyłki kurierskie. Są trzy podejścia do połączenia z ERP.

Jeśli zaczynasz od zera, zobacz stronę o ERP dla e-commerce, a przy wyborze samej platformy sklepowej stronę o wdrożeniu sklepu internetowego.

Wyceny różnią się nie dlatego, że jeden wykonawca jest drogi, a drugi tani, tylko dlatego, że każdy wycenia inny zakres. Zapytaj o każdą pozycję osobno.

• Analiza procesu zamówienia, zwrotu i reklamacji, zwykle pierwsza pozycja w ofercie.
• Liczba kanałów sprzedaży i magazynów, bo każdy dokłada osobną konfigurację i testy.
• Zakres synchronizacji, czyli czy ceny, stany, ceny promocyjne, zdjęcia i opisy produktów też są wymieniane, czy tylko zamówienia.
• Obsługa faktur, w tym korekt i połączenie z KSeF, jeśli faktury trafiają do firm.
• Testy na danych produkcyjnych oraz plan wejścia, żeby sklep nie stał w sezonie.
• Utrzymanie po wdrożeniu, czyli kto naprawia połączenie, gdy platforma sklepowa zmieni API.
• Abonament platformy pośredniczącej, jeśli taką wybierzesz.

Ogólne czynniki kosztu całego systemu opisuje strona o koszcie wdrożenia ERP. Przy fakturach dla firm sprawdź wymagania na oficjalnej stronie KSeF.

Przy kilkunastu zamówieniach dziennie, jednym magazynie i jednym kanale sprzedaży ręczna obsługa kosztuje mniej niż projekt. Wracając do przykładu: 15 zamówień po 3 minuty to niecała godzina dziennie. Zamiast integracji lepiej wtedy uporządkować kartoteki produktów, ustawić stałe reguły numeracji faktur i zapisać procedurę zwrotów. Gdy sprzedaż zacznie rosnąć, ta praca skróci późniejsze wdrożenie, bo wykonawca dostanie czyste dane zamiast bałaganu.

Sygnały, że czas na projekt, są konkretne. Zamówienia z kilku kanałów trzeba wpisywać do jednego systemu. Magazyn pracuje z innym stanem niż sklep. Księgowość co tydzień poprawia faktury po zwrotach. Pracownik odpowiedzialny za przepisywanie bierze urlop i sprzedaż staje. Jeśli rozpoznajesz dwa z czterech, zbieraj wyceny.

Pierwszy to rozjechane stany. Dzieje się tak, gdy towar schodzi jednocześnie ze sklepu, z marketplace i z ręcznej sprzedaży, a synchronizacja działa co kilkanaście minut. Ustal z wykonawcą, jak często stany się odświeżają i czy jest rezerwacja towaru przy zamówieniu. Drugi to zwroty: jeśli proces zwrotu nie jest opisany, magazyn przyjmuje paczki, a księgowość nie dostaje korekty. Trzeci to różne stawki VAT i waluty przy sprzedaży zagranicznej, które trzeba przetestować przed startem, a nie po pierwszej fakturze.

Czwarty problem jest organizacyjny. Po stronie sklepu musi być osoba, która odbiera od wykonawcy wiedzę o tym, jak działa połączenie. Bez niej każda drobna zmiana w cenniku kończy się zgłoszeniem i kolejnym rachunkiem.

Przygotuj jeden opis dla wszystkich firm: platforma sklepu, ERP, kanały sprzedaży, liczba zamówień dziennie, liczba magazynów, sposób obsługi zwrotów i termin. Poproś o wycenę wdrożenia osobno od wycen miesięcznych oraz o wskazanie, co jest w abonamencie, a co poza nim. Wzór zapytania znajdziesz w artykule o zapytaniu ofertowym na wdrożenie ERP, a ogólne zasady łączenia systemów na stronie o integracji systemów.

Wykonawców z doświadczeniem w tym zakresie znajdziesz w katalogu firm od integracji. Wpisz w planerze opis swojego sklepu, a dostaniesz widełki kosztu, harmonogram i zapytanie do przekazania.