ERP czy TMS w transporcie i co wdrożyć najpierw

Najprościej zapamiętać, że TMS odpowiada na pytanie, co i czym jedzie, a ERP na pytanie, ile na tym zarobiliśmy i co z tym zrobi księgowość.

Jeśli masz kilkanaście pojazdów, stałych klientów i dyspozytora, który układa trasy z głowy, ERP z modułem transportowym zwykle pokrywa potrzeby. Dostajesz zlecenia, koszty na pojazd, rozliczenia kierowców i faktury w jednym miejscu. Brakuje optymalizacji tras i giełd ładunków, ale przy stałych kursach to nie jest wąskie gardło. Zobacz stronę o ERP dla firmy transportowej, jeśli to Twój przypadek.

• Dyspozytor obsługuje kilkadziesiąt zleceń dziennie i traci czas na telefony o statusy.
• Dużą część przewozów zlecasz podwykonawcom i musisz porównywać stawki.
• Klienci oczekują śledzenia zlecenia i potwierdzeń dostawy w formie elektronicznej.
• Zmiany tras w trakcie przewozu zdarzają się codziennie.
• Przyjmujesz zlecenia z giełd i portali klientów.

Jeśli rozpoznajesz trzy z pięciu punktów, rozważ system TMS. Zakres wdrożenia i pytania do wykonawców opisuje ta strona.

Najczęstszy błąd to wdrożenie obu naraz bez ustalenia, który jest źródłem danych. Ustal na papierze, gdzie powstaje zlecenie, gdzie kartoteka klienta, a gdzie faktura. Zwykle klient i faktura żyją w ERP, a zlecenie i trasa w TMS, z automatyczną wymianą w jedną i drugą stronę. Przy wyborze wykonawcy zapytaj o gotowe połączenie między konkretnymi systemami i o to, kto utrzymuje je po aktualizacjach. Telematykę i przebiegi pojazdów warto podpiąć do obu, na przykład przez monitoring GPS floty z ewidencją przebiegu, bo to z nich bierzesz dane do kosztu trasy i rozliczeń.

Zacznij od tego, co kosztuje Cię dziś najwięcej pieniędzy.

1. Jeśli faktury wychodzą z opóźnieniem, marża jest nieznana, a księgowość składa dane z arkuszy, zacznij od ERP.

2. Jeśli rozliczenia są pod kontrolą, ale dyspozytornia się dusi, zacznij od TMS i zostaw eksport do obecnego programu księgowego.

3. Jeśli oba problemy są duże, wdrażaj ERP jako rdzeń i dodaj TMS w drugim etapie, z gotowym interfejsem.

Węższy pierwszy zakres skraca wdrożenie i szybciej daje efekt. Przykładowy układ etapów znajdziesz we wpisie o harmonogramie wdrożenia systemu informatycznego.

Przygotuj jeden opis: liczba pojazdów, kierowców i użytkowników w biurze, rodzaje zleceń, podwykonawcy, systemy do połączenia i termin. Wyślij go każdemu wykonawcy ERP i TMS. Poproś o rozdzielenie ceny wdrożenia, licencji lub abonamentu i opłat za integrację. Jak napisać taki dokument, pokazuje wpis o zapytaniu ofertowym na wdrożenie ERP. Budżet na kilka lat policzysz z pomocą wpisu o koszcie utrzymania systemu ERP.

Wpisz w planerze branżę, liczbę użytkowników, obecne narzędzia i termin. Dostaniesz widełki kosztu, harmonogram i zapytanie ofertowe, które przekażesz wykonawcom ERP i TMS. Zobacz też, jak działa planer.