ERP dla firmy transportowej z budżetem i planem wdrożenia

ERP dla firmy transportowej łączy zlecenia przewozu, koszty pojazdów, rozliczenia kierowców, fakturowanie i księgowość w jednej bazie, więc rentowność trasy widać przed wystawieniem faktury, a nie po zamknięciu miesiąca. O koszcie decydują liczba pojazdów i kierowców, to, czy potrzebny jest osobny system TMS, integracja z telematyką i giełdami ładunków oraz obsługa KSeF. Wdrazamy zamienia opis Twojej firmy w widełki kosztu, harmonogram, krótką listę systemów i zapytanie ofertowe. Z tym samym opisem zbierasz wyceny od kilku wykonawców i porównujesz je na równych warunkach.

Co ERP ma załatwić u przewoźnika i spedytora

Firma transportowa zarabia na marży z kilometra i godziny postoju, a arkusz rzadko pilnuje obu naraz. Typowe powody zakupu ERP to faktury wystawiane z kilkudniowym opóźnieniem, rozliczenia kierowców liczone ręcznie, brak bieżącej wiedzy o koszcie paliwa i serwisu na pojazd oraz podwykonawcy rozliczani na podstawie maili.

Dobry system dla transportu pokrywa kilka obszarów.

Zlecenia przewozu z przypisaniem pojazdu, kierowcy i podwykonawcy.
Koszty na pojazd i trasę, w tym paliwo, opłaty drogowe, serwis i opony.
Rozliczenia kierowców, diety i czas pracy.
Fakturowanie z dokumentów dostawy, także w walutach, z obsługą KSeF.
Należności i zobowiązania wobec podwykonawców z terminami płatności.
Raport rentowności zlecenia, klienta i pojazdu.

Kiedy wystarczy ERP, a kiedy potrzebny jest osobny system transportowy

Mała firma z kilkunastoma pojazdami często obsłuży zlecenia i rozliczenia w jednym ERP z modułem transportowym. Gdy liczba zleceń dziennie rośnie, dochodzi dyspozytornia, planowanie tras, giełdy ładunków i dużo podwykonawców, zwykle dokupuje się system TMS połączony z ERP. Wtedy ERP zostaje miejscem rozliczeń i księgowości, a TMS miejscem planowania. Jeśli zastanawiasz się, który wdrożyć pierwszy, przeczytaj wpis o tym, czy ERP czy TMS w transporcie.

Z czym system ERP w transporcie musi się połączyć

Lista integracji mocno wpływa na cenę, więc spisz ją przed zbieraniem ofert.

Telematyka i monitoring pojazdów, z którego przychodzą przebiegi i zużycie paliwa. Zobacz też stronę o monitoringu floty.
Karty paliwowe i systemy opłat drogowych.
Księgowość i KSeF, w tym faktury od podwykonawców.
Giełdy ładunków i portale klientów, jeśli przyjmujesz zlecenia elektronicznie.
Bank, żeby płatności dla podwykonawców powstawały z zatwierdzonych faktur.

Zapytaj wykonawcę, które połączenia są gotowe, a które wymagają programowania na zamówienie. Różnica potrafi zmienić wycenę o kilkadziesiąt procent.

Od czego zależy koszt ERP dla firmy transportowej

Cenę budują licencje lub abonament, praca wdrożeniowa, migracja danych, integracje i szkolenia. W transporcie najwięcej niespodzianek dają integracje z telematyką i zasady rozliczania kierowców, bo każdy niestandardowy układ diet i stawek to dodatkowa konfiguracja.

Czynnik	Co zmienia w budżecie	Jak ograniczyć
Liczba użytkowników	Licencje lub abonament, szkolenia	Zacząć od biura, dyspozytorni i księgowości
Telematyka i karty paliwowe	Prace integracyjne, testy	Wybrać system z gotowymi połączeniami
Rozliczenia kierowców	Konfiguracja stawek i diet	Ujednolicić zasady przed startem
Waluty i podwykonawcy	Dodatkowe reguły rozliczeń	Zacząć od jednej waluty i głównych podwykonawców
Księgowość i KSeF	Konfiguracja, połączenie, testy	Wybrać system z gotową wymianą z księgowością

Wykonawca poda kwotę po analizie, więc traktuj tabelę jako listę pytań do ofert. Ogólne składniki budżetu opisuje strona o koszcie wdrożenia systemu ERP. Do wyceny utrzymania po starcie przyda się wpis o koszcie utrzymania systemu ERP.

Jak ułożyć wdrożenie ERP, żeby nie zatrzymać przewozów

Transport nie ma przerwy w sezonie, więc najlepiej uruchamiać system na początku miesiąca rozliczeniowego, a otwarte zlecenia domykać w dotychczasowych narzędziach. Etapy to analiza procesów, konfiguracja, import kontrahentów i pojazdów, testy z dyspozytorami i księgowością, szkolenia oraz uruchomienie z opieką po starcie. Przy kilkunastu użytkownikach całość zajmuje zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy, zależnie od liczby integracji. Szczegóły etapów opisuje wpis o harmonogramie wdrożenia systemu informatycznego.

Jak porównać oferty na ERP dla transportu

Poproś każdego wykonawcę o ofertę na ten sam opis: liczba pojazdów i użytkowników, rodzaje zleceń, systemy do połączenia, termin i sposób migracji. Rozdziel cenę wdrożenia od opłat miesięcznych. Zapytaj o referencje z firm transportowych o podobnej skali i o to, kto odpowiada za dane oraz poprawki po uruchomieniu. Pomaga w tym zapytanie ofertowe na wdrożenie ERP przygotowane raz i wysłane do wszystkich. Przy podpisaniu kontraktu pomoże wpis o umowie na wdrożenie systemu ERP.

Policz wdrożenie ERP dla swojej firmy transportowej

Wybierz ERP, wpisz branżę, liczbę użytkowników, obecne narzędzia i termin. Dostaniesz widełki kosztu, harmonogram, krótką listę systemów i zapytanie ofertowe do przekazania wykonawcom. Zobacz też, jak działa planer.

Policz wdrożenie

Jaki system ERP wybrać dla firmy transportowej?

Wybierz taki, który obsługuje zlecenia przewozu, koszty na pojazd i rozliczenia kierowców oraz ma gotowe połączenie z telematyką. Ważniejszy od marki jest wykonawca z referencjami w transporcie.

Ile kosztuje wdrożenie ERP w firmie transportowej?

Koszt zależy od liczby użytkowników, integracji z telematyką i kartami paliwowymi oraz ilości danych do przeniesienia. Rzetelną kwotę poda dopiero wykonawca po analizie. Planer Wdrazamy pokazuje widełki, które pomagają ocenić, czy oferty są realistyczne.

Czy firma transportowa potrzebuje ERP, czy wystarczy TMS?

TMS planuje i obsługuje zlecenia, ale nie zastąpi księgowości, magazynu ani rozliczeń całej firmy. Gdy chcesz widzieć rentowność i finanse w jednym miejscu, ERP z modułem transportowym albo TMS połączony z ERP jest lepszym wyborem.

Czy ERP połączy się z KSeF i księgowością?

Tak, większość systemów ma gotową wymianę z księgowością i obsługę KSeF. Zapytaj wykonawcę o testy faktur wysyłanych i odbieranych przed uruchomieniem.